Для багатьох українських компаній робота працівників з Польщі, Німеччини, Чехії, Іспанії чи інших країн давно стала звичною. Спочатку така модель сприймалася як тимчасове рішення, але з часом окремі працівники залишилися за кордоном, змінили країну проживання або почали виконувати функції, які безпосередньо впливають на міжнародні операції роботодавця.
Нерідко все починається з короткого повідомлення керівнику: «Певний час попрацюю з-за кордону». Компанія погоджується, не змінюючи трудовий договір і не уточнюючи місце фактичної роботи. Через декілька місяців з’являються складніші питання: де працівник повинен сплачувати податки, законодавство якої держави регулює його роботу, чи не виникло в компанії постійне представництво та як повернути працівника в Україну, якщо його фізична присутність стала необхідною.
Дистанційна робота з-за кордону може бути зручною для обох сторін. Однак роботодавцю важливо оформити її як керовану модель, а не як виняток, про який знають лише безпосередній керівник і працівник.
✓ Встановіть, де працівник фактично працює
Першим кроком має бути не перевірка продуктивності, а визначення реального місця роботи.
Компанії доцільно знати країну перебування працівника, орієнтовний строк проживання, адресу або принаймні населений пункт, а також підставу для легального перебування та роботи. Ця інформація потрібна не для втручання у приватне життя, а для оцінки трудових, податкових і міграційних наслідків.
Особливо важливо запровадити обов’язок повідомляти роботодавця про зміну країни. Переїзд із Польщі до Португалії може не змінити повсякденну роботу команди, але повністю змінити правові ризики для компанії.
Працівник не повинен самостійно вирішувати, що робота з будь-якої точки світу автоматично дозволена умовами дистанційної роботи. Внутрішня політика може передбачати перелік погоджених країн, максимальний строк перебування та посади, для яких робота з-за кордону потребує окремого аналізу.
✓ Оформіть саме дистанційну роботу, а не неформальну відсутність
Стаття 60-2 Кодексу законів про працю України дозволяє працівникові виконувати роботу поза приміщеннями роботодавця з використанням інформаційно-комунікаційних технологій. Однак загального наказу про дистанційний режим недостатньо, якщо працівник фактично постійно перебуває в іншій державі.
У договорі або додатковій угоді варто визначити погоджену країну роботи, період дії такого режиму, години доступності з урахуванням часового поясу, порядок обміну документами та подання звітів. Там само доцільно врегулювати забезпечення обладнанням, компенсацію витрат, захист інформації та умови повернення до роботи в Україні.
Окремої уваги потребують службові поїздки. Після змін, які набрали чинності у 2025 році, дистанційний працівник у разі направлення у відрядження повинен повідомити роботодавця про своє місцезнаходження. Пункт відправлення та пункт повернення погоджуються сторонами й зазначаються у відповідному наказі. Тому поїздку працівника з Берліна до офісу в Києві не варто автоматично оформлювати так само, як відрядження працівника, який постійно працює в Україні. Кодекс законів про працю України.
✓ Перевірте обов’язкові правила країни перебування
Зазначення українського права у трудовому договорі не завжди означає, що місцеве законодавство можна повністю не враховувати.
Якщо працівник тривалий час фактично працює в іншій державі, на відносини можуть поширюватися її обов’язкові норми щодо мінімальної оплати праці, тривалості робочого часу, відпочинку, відпусток, охорони праці та припинення трудових відносин. Значення можуть мати міграційний статус особи, характер її дозволу на проживання та право на працевлаштування.
Ризик підвищується, якщо працівник найнятий уже після переїзду, працює за кордоном без визначеного строку або виконує функції виключно на місцевому ринку.
Для роботодавця це означає, що універсальної додаткової угоди «для всіх країн» зазвичай недостатньо. Перед погодженням тривалої роботи варто отримати короткий аналіз законодавства конкретної держави та встановити, чи потрібна місцева реєстрація або інша форма оформлення трудових відносин.
✓ Не обмежуйте податкову перевірку правилом 183 днів
Правило про 183 дні часто сприймається як єдиний критерій податкового резидентства. Насправді строк перебування є лише одним із факторів. Також можуть враховуватися постійне житло, центр життєвих та економічних інтересів, сімейні зв’язки й положення договору про уникнення подвійного оподаткування.
Компанії необхідно окремо встановити:
- чи зберігає працівник податкове резидентство України;
- чи виникає обов’язок декларування доходу в державі перебування;
- чи повинна компанія реєструватися там як роботодавець або утримувати місцеві податки;
- де сплачуються внески на соціальне страхування;
- чи діє між Україною та відповідною державою міжнародний договір.
Самостійна заява працівника про те, що він сплачує всі податки особисто, не завжди звільняє роботодавця від можливих місцевих обов’язків. Так само дистанційний режим не скасовує оформлення трудових відносин, нарахування заробітної плати та подання передбаченої українським законодавством звітності. На цьому окремо наголошує Державна податкова служба України.
✓ Оцініть ризик постійного представництва
Не кожен працівник за кордоном створює для компанії постійне представництво. Розробник, який тимчасово працює з квартири з особистих причин і не взаємодіє з місцевими клієнтами, має один рівень ризику. Директор із продажів, який роками веде переговори, залучає клієнтів і фактично забезпечує укладення договорів у країні перебування, — зовсім інший.
Під час оцінки значення мають тривалість роботи, регулярність використання домашнього офісу, повноваження працівника, характер його функцій та наявність комерційної причини для діяльності саме в цій державі.
Оновлений у 2025 році коментар до Модельної податкової конвенції ОЕСР приділяє транскордонній дистанційній роботі окрему увагу. За загальним підходом робота з домашнього офісу менше половини загального робочого часу сама по собі зазвичай не створює місця діяльності компанії. Якщо ж працівник працює там більшу частину часу, необхідно додатково оцінити, чи має його присутність у цій країні комерційну причину.
Це не універсальна пільга і не автоматичний безпечний строк. Результат залежить від конкретного міжнародного договору та практики місцевих податкових органів. Роз’яснення ОЕСР щодо транскордонної дистанційної роботи.
✓ Обмежте повноваження, які можуть створити присутність компанії
Особливу увагу слід приділити керівникам, продавцям, закупівельникам та іншим працівникам, які можуть погоджувати істотні умови договорів.
Навіть якщо формально договір підписує директор в Україні, систематичне проведення переговорів і фактичне погодження всіх умов працівником за кордоном може мати податкове значення. Тому внутрішні документи повинні чітко визначати, хто має право вести переговори, надавати комерційні пропозиції, приймати замовлення та зобов’язувати компанію перед контрагентами.
За потреби варто обмежити довіреності, установити додаткове погодження договорів і зафіксувати, що працівник не уповноважений створювати офіс, відкривати рахунки чи укладати угоди від імені компанії без окремого рішення.
При цьому формальної заборони недостатньо, якщо на практиці працівник продовжує самостійно домовлятися з клієнтами. Документи та реальна модель роботи повинні відповідати одне одному.
✓ Захистіть інформацію поза корпоративним офісом
Віддалений доступ із-за кордону збільшує не лише кіберризики. У роботодавця можуть виникнути питання щодо транскордонної передачі персональних даних, використання конфіденційної інформації та доступу до систем із територій, які компанія не планувала охоплювати.
Політика дистанційної роботи має визначати дозволені пристрої та канали зв’язку, порядок використання корпоративної мережі, багатофакторну автентифікацію, зберігання документів і повідомлення про інциденти. Варто окремо заборонити передавати робоче обладнання членам сім’ї, користуватися незахищеними мережами та зберігати корпоративні файли у приватних хмарних сервісах.
Якщо працівник обробляє дані клієнтів або співробітників із Європейського Союзу, слід перевірити застосовність GDPR та договірні обмеження, взяті компанією перед її партнерами.
✓ Домовтеся про повернення до того, як воно стане необхідним
Найскладніша ситуація виникає, коли роботодавець потребує присутності працівника в Україні, а той вважає дистанційну роботу з-за кордону безстроковою умовою працевлаштування.
Щоб уникнути такого конфлікту, у документах варто заздалегідь передбачити строк погодженого режиму, порядок його продовження, термін повідомлення про повернення та дії сторін, якщо працівник не може або відмовляється прибути до визначеного місця роботи.
Таке положення не повинно створювати право на довільне звільнення. Його завдання — зробити очікування сторін зрозумілими та не допустити ситуації, коли фактичні умови роками існують окремо від кадрових документів.
Що варто зробити роботодавцю зараз
Компаніям, у яких уже є працівники за кордоном, доцільно провести внутрішню перевірку: встановити їхнє фактичне місцезнаходження, тривалість роботи, повноваження та характер контактів із місцевими клієнтами. Після цього працівників можна розподілити за рівнем ризику та визначити, для яких випадків достатньо оновити документи, а які потребують консультації в іноземній юрисдикції.
Дистанційна робота з-за кордону не повинна залишатися особистою домовленістю працівника з керівником. Для бізнесу це окремий процес на перетині трудового, податкового, міграційного законодавства та інформаційної безпеки.
Чим раніше компанія встановить зрозумілі правила, тим менша ймовірність, що зручний формат роботи несподівано перетвориться на податкову присутність, трудовий спір або проблему із захистом даних.
Матеріал має інформаційний характер і не є індивідуальною юридичною чи податковою консультацією. Правила держави фактичного перебування працівника та відповідний міжнародний договір необхідно перевіряти окремо для кожної ситуації.
