Припинення трудових відносин є одним із найбільш ризикових кадрових рішень для роботодавця. Навіть за наявності обґрунтованої причини звільнення порушення встановленої процедури може стати підставою для скасування наказу, поновлення працівника на роботі та стягнення середнього заробітку за весь час вимушеного прогулу.
На практиці роботодавці часто зосереджуються на поведінці працівника, але приділяють недостатньо уваги документам, строкам і правильному вибору підстави припинення трудового договору. Водночас під час розгляду трудового спору саме роботодавець повинен підтвердити законність ухваленого рішення та дотримання відповідної процедури.
Розглянемо основні питання, які доцільно перевірити до видання наказу про звільнення працівника.
Підстава звільнення має відповідати фактичним обставинам
Кодекс законів про працю України передбачає різні підстави припинення трудового договору. Трудові відносини можуть бути припинені за угодою сторін, з ініціативи працівника або роботодавця, у зв’язку із закінченням строку договору, змінами в організації виробництва і праці та з інших передбачених законом причин.
Кожна підстава має окремі умови застосування. Тому роботодавцю недостатньо просто домовитися з працівником про останній день роботи або зазначити в наказі зручне формулювання.
Якщо працівник бажає звільнитися за власним бажанням, відповідне волевиявлення має бути зафіксоване в його заяві. Звільнення за угодою сторін, передбачене пунктом 1 частини першої статті 36 Кодексу законів про працю України, потребує взаємної згоди щодо припинення трудового договору та дати звільнення.
Роботодавцю не варто пропонувати працівникові написати заяву за власним бажанням, якщо фактична ініціатива припинення відносин належить підприємству. У разі спору працівник може посилатися на тиск або відсутність добровільного волевиявлення.
Якщо підприємство має претензії до якості роботи, це також не означає, що будь-яку ситуацію можна оформити як систематичне невиконання трудових обов’язків. Для кожної підстави необхідні визначені законом факти й належні докази.
Звільнення за угодою сторін
Припинення трудового договору за угодою сторін часто є найбільш передбачуваним способом завершення трудових відносин. Воно дозволяє сторонам самостійно погодити дату звільнення без обов’язкового двотижневого строку попередження.
Водночас сама назва підстави не усуває ризику спору. Роботодавцю необхідно мати документальне підтвердження того, що працівник погодився як із припиненням трудового договору, так і з відповідною датою.
Домовленість може бути оформлена заявою працівника, письмовою угодою або іншим документом, зміст якого однозначно підтверджує волю обох сторін. Загальна фраза у службовому листуванні про намір «припинити співпрацю» не завжди буде достатньою.
До видання наказу доцільно також визначити порядок виплати компенсацій, повернення майна, передання справ і збереження конфіденційності. Якщо роботодавець погодив виплату додаткової компенсації, її розмір, строк та умови виплати необхідно зафіксувати письмово.
Після досягнення угоди сторін її одностороннє скасування, як правило, неможливе без згоди іншої сторони. Однак роботодавець повинен бути готовий довести, що домовленість дійсно існувала та була добровільною.
Систематичне невиконання трудових обов’язків
Пункт 3 частини першої статті 40 Кодексу законів про працю України дозволяє звільнити працівника за систематичне невиконання без поважних причин обов’язків, покладених на нього трудовим договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку, якщо до працівника раніше застосовувалися заходи дисциплінарного чи громадського стягнення.
Для застосування цієї підстави одного порушення недостатньо. Має існувати попереднє чинне дисциплінарне стягнення та новий дисциплінарний проступок, вчинений працівником без поважних причин.
У березні 2026 року Верховний Суд вкотре звернув увагу, що під час розгляду спору про таке звільнення суд повинен перевірити законність усіх попередніх дисциплінарних стягнень, які утворюють систематичність. При цьому не має вирішального значення, чи оскаржував працівник відповідні догани окремо.
Отже, помилка в одному з попередніх наказів може поставити під сумнів законність остаточного звільнення.
До застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен витребувати у працівника письмові пояснення. Відмова надати пояснення не перешкоджає ухваленню рішення, але її необхідно зафіксувати відповідним актом.
У наказі потрібно конкретно зазначити, який обов’язок порушено, коли відбулося порушення, якими документами воно підтверджується та які попередні стягнення враховано. Загальні формулювання про «неналежне виконання посадових обов’язків» без опису конкретних дій або бездіяльності створюють значний ризик скасування наказу.
Дотримання строків дисциплінарного стягнення
Відповідно до статті 148 Кодексу законів про працю України дисциплінарне стягнення застосовується безпосередньо після виявлення проступку, але не пізніше одного місяця з дня його виявлення. До цього строку не включається час тимчасової непрацездатності працівника або перебування його у відпустці.
Водночас стягнення не може бути застосоване пізніше шести місяців із дня вчинення проступку.
На практиці важливо правильно визначити не лише дату порушення, а й момент, коли особа, уповноважена застосувати дисциплінарне стягнення, отримала достатню інформацію про нього.
Проведення внутрішньої перевірки не повинно використовуватися для штучного продовження строку. Якщо роботодавцеві вже відомі працівник, зміст порушення та основні обставини, зволікання з оформленням документів може призвести до пропуску встановленого строку.
За один дисциплінарний проступок може бути застосоване лише одне дисциплінарне стягнення. Тому роботодавець не може спочатку оголосити працівникові догану, а згодом звільнити його за те саме порушення.
Звільнення за прогул
Прогулом може бути відсутність працівника на роботі протягом усього робочого дня або більше трьох годин протягом дня без поважних причин.
Для законного звільнення недостатньо лише зробити відповідну позначку в табелі обліку робочого часу. Необхідно встановити місце, де працівник мав виконувати роботу, тривалість його відсутності та причини такої поведінки.
Факт відсутності доцільно зафіксувати актом, службовими записками, даними системи контролю доступу та іншими належними доказами. При складанні документів потрібно правильно зазначити дату, час і місце відсутності. Помилки або суперечності в цих відомостях можуть бути використані працівником під час оскарження звільнення.
Після появи працівника або встановлення можливості зв’язку роботодавець має витребувати письмові пояснення та оцінити наведені причини. Перебування в укритті, транспортні обмеження, стан здоров’я, бойові дії або інші обставини можуть бути визнані поважними залежно від конкретної ситуації.
Особливої уваги потребують працівники, для яких запроваджено дистанційну чи гібридну роботу. Відсутність такої особи в офісі не є автоматичним доказом прогулу, якщо вона мала право виконувати обов’язки поза приміщенням роботодавця.
Скорочення працівників
Звільнення у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці, зокрема скороченням чисельності або штату, передбачене пунктом 1 частини першої статті 40 Кодексу законів про працю України.
Роботодавець має підтвердити, що відповідні організаційні зміни відбулися реально. Формальне виключення посади зі штатного розпису з одночасним прийняттям іншої особи для виконання тих самих функцій може свідчити про відсутність справжнього скорочення.
За загальним правилом працівника персонально попереджають про наступне вивільнення не пізніше ніж за два місяці. Одночасно йому повинні пропонуватися наявні вакансії, які він може обіймати з урахуванням освіти, кваліфікації та стану здоров’я.
Пропонувати вакансії необхідно не лише в день попередження, а протягом усього періоду до звільнення, якщо відповідні посади з’являються на підприємстві.
Також потрібно враховувати переважне право окремих працівників залишитися на роботі та законодавчі заборони щодо звільнення певних категорій осіб.
Особливості трудових відносин під час воєнного стану можуть впливати на окремі елементи процедури. Однак роботодавцю не варто автоматично вважати, що воєнний стан скасовує всі гарантії, установлені трудовим законодавством. У кожному випадку необхідно перевірити, чи поширюється спеціальна норма саме на конкретну підставу та обставини звільнення.
Документи в день звільнення
Відповідно до статті 47 Кодексу законів про працю України роботодавець у день звільнення зобов’язаний видати працівникові копію наказу, письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми й провести остаточний розрахунок.
За вимогою працівника до трудової книжки, яка зберігається у нього, вносяться належні записи про прийняття, переведення та звільнення.
У наказі підстава припинення трудового договору має бути сформульована відповідно до закону з посиланням на конкретну статтю та пункт. Формулювання наказу не повинно відрізнятися від фактичних обставин і документів, що стали підставою для рішення.
Якщо працівник у день звільнення відсутній, роботодавцю доцільно документально зафіксувати направлення копії наказу, повідомлення про розрахунок та інформації щодо можливості отримання належних документів.
Невиплата всіх сум у встановлений строк може створити для підприємства додаткову фінансову відповідальність незалежно від законності самої підстави звільнення.
Практичні заходи для роботодавця
До прийняття рішення про звільнення доцільно:
- визначити підставу, яка точно відповідає фактичним обставинам;
- перевірити трудовий договір, посадову інструкцію та внутрішні правила;
- зібрати документи, що підтверджують відповідні факти;
- дотриматися строків і процедури витребування пояснень;
- перевірити законність попередніх дисциплінарних стягнень;
- з’ясувати, чи не належить працівник до категорії осіб, які мають спеціальні гарантії;
- правильно оформити наказ про звільнення;
- провести остаточний розрахунок і передати працівникові необхідні документи;
- зберегти докази ознайомлення або направлення документів.
Доцільно також провести юридичну перевірку підготовленого рішення до видання наказу, а не після отримання позовної заяви. Виправити процедурну помилку після звільнення значно складніше, а іноді неможливо.
Вжиття зазначених заходів не виключає право працівника звернутися до суду, але дозволяє роботодавцю сформувати послідовну та доказово обґрунтовану позицію.
Законність звільнення визначається не переконаністю керівника в тому, що працівник діяв неправильно, а відповідністю рішення конкретній нормі закону та дотриманням установленої процедури. Саме тому підготовка до припинення трудових відносин повинна починатися не з наказу, а з перевірки фактів і документів.
Матеріал має інформаційний характер і не є індивідуальною юридичною консультацією.
