Антикорупційна програма може містити детальні правила перевірки контрагентів, запобігання конфлікту інтересів та реагування на повідомлення про порушення. Однак ефективність цих правил значною мірою залежить від особи, відповідальної за їх практичне виконання.
Формальне призначення антикорупційного уповноваженого не забезпечує належного функціонування комплаєнс-системи. Якщо така особа не має доступу до документів, залежить від керівника, дії якого повинна контролювати, або поєднує несумісні функції, антикорупційна програма фактично залишається декларативним документом.
Розглянемо основні питання, які юридичній особі доцільно врегулювати під час призначення уповноваженого та організації його роботи.
Які підприємства повинні призначити уповноваженого
Відповідно до статті 62 Закону України «Про запобігання корупції» антикорупційна програма в обов’язковому порядку затверджується керівниками окремих юридичних осіб.
До них належать державні та комунальні підприємства, а також господарські товариства з державною або комунальною часткою понад 50 відсотків, якщо вони відповідають установленим показникам чисельності працівників і доходу.
Антикорупційна програма також є обов’язковою для юридичних осіб, які беруть участь у процедурі публічної закупівлі, якщо вартість закупівлі товарів, послуг або робіт дорівнює чи перевищує 20 мільйонів гривень.
Для реалізації такої програми призначається окрема посадова особа — уповноважений. Його правовий статус визначається статтею 64 Закону України «Про запобігання корупції», трудовим законодавством та антикорупційною програмою підприємства.
Приватні компанії, які не належать до зазначених категорій, можуть створювати комплаєнс-функцію добровільно. Для бізнесу, що залучає іноземні інвестиції, працює з міжнародними партнерами або бере участь у закупівлях, наявність відповідальної та незалежної особи часто є не лише внутрішньою потребою, а й вимогою контрагента.
Хто може бути уповноваженим
Уповноваженим може бути фізична особа, яка за своїми діловими та моральними якостями, професійним рівнем і станом здоров’я здатна виконувати відповідні обов’язки.
Законодавство встановлює також обмеження щодо призначення. Зокрема, значення мають недієздатність або обмежена цивільна дієздатність, наявність непогашеної судимості та інші обставини несумісності, передбачені законом.
До видання наказу про призначення доцільно перевірити кандидата та отримати документи, які підтверджують відсутність установлених обмежень. Відповідна перевірка не повинна обмежуватися формальним ознайомленням із резюме.
Особа повинна розуміти діяльність підприємства, основні корупційні ризики та порядок роботи з фінансовими, кадровими й договірними документами. Водночас вимога юридичної освіти не повинна підміняти оцінку реальної здатності кандидата організувати комплаєнс-процеси та взаємодіяти з органами управління.
Підпорядкування та незалежність уповноваженого
Типова антикорупційна програма передбачає різні організаційні моделі роботи уповноваженого. Він може бути підпорядкований керівнику юридичної особи або наглядовій раді, якщо вона створена.
Обрана модель має враховувати структуру підприємства та розподіл повноважень. Якщо всі рішення уповноваженого погоджуються директором, він не зможе об’єктивно перевіряти операції, до яких причетний сам директор або його близьке оточення.
Підпорядкування наглядовій раді може забезпечити вищий рівень незалежності, особливо у великих компаніях. Однак таке підпорядкування повинно бути реальним: уповноважений має отримати можливість безпосередньо інформувати наглядову раду про порушення, а не передавати всі повідомлення через виконавче керівництво.
У внутрішніх документах доцільно визначити альтернативний порядок звітування на випадок, якщо інформація стосується керівника, члена наглядової ради або особи, якій уповноважений зазвичай підпорядковується.
Незалежність не означає відсутність контролю за роботою уповноваженого. Його діяльність має оцінюватися за попередньо визначеними показниками, строками виконання заходів і якістю звітності. Водночас негативна оцінка не повинна використовуватися як засіб тиску через незручні висновки.
Доступ до документів та працівників
Для виконання функцій уповноваженому необхідний доступ до інформації про договори, закупівлі, платежі, ділових партнерів, кадрові рішення та можливі конфлікти інтересів.
Якщо кожний документ надається лише після окремого дозволу керівника структурного підрозділу, перевірка втрачає оперативність і може бути фактично заблокована.
В антикорупційній програмі та посадовій інструкції доцільно передбачити право уповноваженого:
- отримувати від працівників документи та пояснення;
- брати участь у перевірці ділових партнерів;
- аналізувати проєкти договорів та управлінських рішень;
- ініціювати проведення внутрішньої перевірки;
- повідомляти керівника або наглядову раду про виявлені ризики;
- вести облік повідомлень про можливі порушення;
- залучати внутрішніх і зовнішніх фахівців у межах затвердженої процедури.
Доступ повинен бути достатнім для виконання функцій, але не необмеженим. Обробка персональних даних, комерційної таємниці й іншої конфіденційної інформації має здійснюватися лише з визначеною метою та з дотриманням установленого режиму захисту.
Поєднання з іншими функціями
На практиці обов’язки уповноваженого нерідко покладають на юриста, кадрового працівника, внутрішнього аудитора або фахівця із закупівель.
Таке поєднання може бути допустимим лише за відсутності конфлікту інтересів та за умови, що додаткове навантаження не перешкоджає виконанню основної функції.
Наприклад, особі буде складно незалежно перевіряти закупівлю, якщо вона сама готувала тендерну документацію або погоджувала вибір постачальника. Так само уповноважений не повинен одночасно ухвалювати кадрові рішення та перевіряти повідомлення про можливе порушення під час їх прийняття.
До покладення додаткових обов’язків підприємству варто визначити, які операції можуть створювати конфлікт інтересів, і передбачити порядок передання відповідної перевірки іншій незалежній особі.
Звітність уповноваженого
Результати діяльності уповноваженого повинні бути оформлені в спосіб, який дозволяє органам управління оцінити фактичний стан комплаєнс-системи.
Звіт не варто обмежувати кількістю проведених навчань або перевірених договорів. Він має містити інформацію про виявлені корупційні ризики, результати перевірок ділових партнерів, повідомлення про можливі порушення, конфлікти інтересів та виконання раніше наданих рекомендацій.
Якщо керівництво не реагує на систематично виявлені порушення, сам факт їх відображення у звіті не усуває ризиків. Доцільно визначити строки розгляду рекомендацій і порядок документування рішення про їх виконання або відхилення.
Загальні результати роботи можуть бути використані для оновлення антикорупційної програми та щорічної оцінки корупційних ризиків. Водночас звітність не повинна призводити до розголошення інформації про викривачів або осіб, щодо яких перевірка ще не завершена.
Гарантії під час звільнення уповноваженого
Уповноважений є працівником юридичної особи, тому його призначення та звільнення здійснюються з дотриманням трудового законодавства та спеціальних вимог Закону України «Про запобігання корупції».
Якщо уповноважений працює в юридичній особі, зазначеній у частині другій статті 62 Закону, його дострокове звільнення з ініціативи керівника або засновників потребує згоди НАЗК.
Про звільнення уповноваженого керівник письмово повідомляє НАЗК протягом двох робочих днів і забезпечує невідкладне подання нової кандидатури.
Ці гарантії спрямовані на запобігання ситуації, коли працівника звільняють через виявлення порушення або відмову погодити ризикову операцію. Обхід процедури шляхом формальної зміни назви посади чи примушування до звільнення за власним бажанням може створити для підприємства додаткові трудові та регуляторні ризики.
Практичні заходи для юридичної особи
Для належної організації роботи антикорупційного уповноваженого доцільно:
- перевірити відповідність антикорупційної програми Типовій програмі;
- належно оформити призначення та посадові обов’язки уповноваженого;
- визначити його підпорядкування і порядок альтернативного звітування;
- надати доступ до необхідних документів та працівників;
- установити процедуру реагування на рекомендації;
- перевірити сумісність додаткових функцій із комплаєнс-повноваженнями;
- забезпечити окремий порядок роботи з конфіденційною інформацією;
- передбачити бюджет для навчання та залучення зовнішніх фахівців;
- дотримуватися спеціальної процедури у разі звільнення уповноваженого.
Вжиття зазначених заходів дозволить перетворити посаду уповноваженого з формальної вимоги на дієвий елемент захисту підприємства.
Ефективність антикорупційної програми визначається не кількістю положень у документі, а можливістю відповідальної особи перевіряти ризикові операції, повідомляти про порушення та отримувати належну реакцію керівництва.
Матеріал має інформаційний характер і не є індивідуальною юридичною консультацією.
