Дистанційна та гібридна робота стала звичною частиною організації діяльності багатьох підприємств. Працівники можуть виконувати завдання з дому, з іншого міста або поєднувати роботу в офісі з роботою поза його межами. Водночас на практиці такий режим нерідко продовжує діяти на підставі усних домовленостей, електронного листування або наказів, виданих декілька років тому.
За відсутності належного оформлення роботодавцю складно контролювати робочий час, підтверджувати факт невиконання завдань, вимагати повернення до офісу або притягувати працівника до дисциплінарної відповідальності. Працівник, у свою чергу, може не розуміти, в які години він має бути доступним, хто забезпечує його обладнанням та чи зобов’язаний він постійно перебувати за визначеною адресою.
Наведемо основні питання, які доцільно врегулювати роботодавцю під час запровадження або перегляду дистанційної та гібридної форми роботи.
Дистанційна, надомна та гібридна робота: у чому різниця
Відповідно до статті 60-2 Кодексу законів про працю України дистанційною є форма організації праці, за якої працівник виконує роботу поза приміщеннями чи територією роботодавця, у будь-якому місці за власним вибором, із використанням інформаційно-комунікаційних технологій.
Надомна робота, передбачена статтею 60-1 Кодексу законів про працю України, має іншу правову природу. Вона виконується за місцем проживання працівника або в іншому заздалегідь визначеному приміщенні, де закріплена робоча зона та наявні необхідні технічні засоби.
Отже, якщо працівник може самостійно змінювати місце виконання своїх обов’язків і працює переважно за допомогою комп’ютера та електронних засобів зв’язку, йдеться, як правило, про дистанційну роботу. Якщо робота пов’язана з обладнаним робочим місцем за конкретною адресою, доцільно розглянути надомну форму.
Поняття гібридної роботи окремо не визначене трудовим законодавством як самостійна форма організації праці. На практиці таким терміном називають поєднання роботи в офісі та дистанційного виконання обов’язків. Тому роботодавцю необхідно самостійно врегулювати порядок такого поєднання у трудовому договорі та внутрішніх документах.
Як запроваджується дистанційна робота
За загальним правилом трудовий договір про дистанційну роботу укладається у письмовій формі. Типова форма такого договору затверджується уповноваженим державним органом і може бути використана як основа для визначення прав та обов’язків сторін.
В умовах загрози збройної агресії, надзвичайної ситуації, епідемії або необхідності самоізоляції дистанційна робота може запроваджуватися наказом роботодавця без обов’язкового укладення письмового договору. Однак така можливість не означає, що зміст наказу може бути формальним.
Працівника необхідно ознайомити з наказом до початку роботи у новому режимі, якщо обставини дозволяють це зробити. У документі доцільно визначити дату запровадження дистанційної роботи, її тривалість, порядок комунікації та особливості виконання завдань.
Якщо дистанційний режим застосовується постійно та не пов’язаний із короткостроковою надзвичайною обставиною, більш надійним є його врегулювання у письмовому трудовому договорі або додатковій угоді.
Які умови необхідно визначити в документах
Головна причина трудових конфліктів полягає не в самому дистанційному режимі, а у відсутності зрозумілих правил його застосування.
У трудовому договорі, додатковій угоді або внутрішньому положенні варто передбачити:
- порядок і періодичність роботи поза офісом;
- години, протягом яких працівник повинен бути доступним;
- способи постановки завдань та подання звітності;
- порядок обліку робочого часу;
- правила використання корпоративних систем;
- умови надання та повернення обладнання;
- порядок компенсації витрат;
- заходи із захисту конфіденційної інформації;
- підстави та процедуру виклику працівника до офісу.
Для гібридної роботи доцільно визначити конкретні дні присутності в офісі або порядок їх погодження з керівником. Формулювання про обов’язок працівника «за необхідності з’являтися в офісі» є надто загальним, якщо не встановлено, хто визначає таку необхідність та в який строк працівника мають повідомити.
Також варто передбачити порядок дій у разі відсутності електроенергії, інтернет-зв’язку або технічної несправності обладнання. Сам факт, що працівник не відповів на повідомлення протягом короткого часу, не завжди свідчить про порушення трудової дисципліни.
Робочий час і право працівника на відключення
Якщо інше не передбачено договором, працівник, який працює дистанційно, самостійно розподіляє робочий час, а правила внутрішнього трудового розпорядку на нього не поширюються.
Водночас сторони можуть визначити періоди, коли працівник повинен бути доступним для комунікації, брати участь у нарадах або оперативно реагувати на завдання. Такі періоди мають відповідати встановленій тривалості робочого часу.
Дистанційна робота не означає постійну доступність. Працівникові гарантується період вільного часу для відпочинку, під час якого він може не відповідати на повідомлення роботодавця. Такий період не вважається порушенням умов трудового договору або дисципліни.
Отже, надсилання завдань у неробочий час не створює автоматичного обов’язку негайно їх виконати. Якщо діяльність підприємства передбачає необхідність зв’язку ввечері, у вихідні або під час повітряних тривог, порядок такої роботи та її компенсації має бути врегульований окремо.
Обладнання та витрати працівника
Під час дистанційної роботи сторони мають визначити, хто забезпечує працівника комп’ютером, програмним забезпеченням, засобами захисту інформації та іншими ресурсами.
Якщо працівник використовує власне обладнання, у договорі доцільно передбачити види, порядок і строки виплати компенсації. Окремо можуть бути врегульовані витрати на інтернет, мобільний зв’язок та інші послуги, необхідні для виконання трудових обов’язків.
Передача техніки роботодавця оформлюється документом, який дозволяє встановити її найменування, стан, вартість та дату отримання працівником. Так само необхідно визначити порядок повернення майна після припинення дистанційної роботи або звільнення.
Якщо питання забезпечення обладнанням і компенсації витрат у договорі не врегульоване, відповідний обов’язок покладається на роботодавця в обсязі, передбаченому законодавством.
Захист інформації під час роботи поза офісом
Виконання роботи поза контрольованим приміщенням збільшує ризик розголошення комерційної таємниці, персональних даних та іншої конфіденційної інформації.
Працівники можуть користуватися особистими електронними скриньками, зберігати документи на приватних пристроях або обговорювати робочі питання через незахищені месенджери. За відсутності внутрішніх правил роботодавцю буде складно довести, які саме вимоги порушив працівник.
Доцільно визначити дозволені засоби зв’язку, порядок доступу до корпоративних систем, правила зберігання документів і заборону передавання облікових даних третім особам. Працівників потрібно ознайомити з такими правилами у спосіб, який дозволяє надалі підтвердити факт ознайомлення.
Технічний контроль також має здійснюватися з дотриманням законодавства про захист персональних даних. Дистанційний режим не надає роботодавцю права без обмежень контролювати приватне листування, місцезнаходження або особисті пристрої працівника.
Чи можна повернути працівника до офісу
Можливість одностороннього повернення працівника до офісу залежить від того, як саме було запроваджено дистанційну роботу.
Якщо вона встановлена трудовим договором як постійна умова, зміна режиму потребуватиме домовленості сторін або застосування передбаченої законодавством процедури зміни істотних умов праці.
Якщо ж дистанційну роботу було тимчасово запроваджено наказом у зв’язку з надзвичайними обставинами, роботодавець може припинити дію такого режиму після зникнення відповідних підстав. Працівника необхідно належно повідомити про дату та умови повернення.
У гібридній моделі порядок зміни офісних і дистанційних днів варто визначити заздалегідь. Це дозволить уникнути ситуації, коли роботодавець вважає відсутність в офісі прогулом, а працівник посилається на домовленість про дистанційну роботу.
Дисциплінарна відповідальність і ризик незаконного звільнення
Судова практика підтверджує, що формальної відсутності працівника в офісі недостатньо для звільнення за прогул, якщо є докази запровадження дистанційної роботи.
У січні 2026 року Верховний Суд у справі № 757/42840/23-ц звернув увагу, що роботодавець повинен встановити не лише факт відсутності працівника, а й відсутність поважних причин. За наявності доказів виконання роботи дистанційно відповідні обставини підлягають обов’язковій оцінці.
Невиконання або неналежне виконання завдань працівником, який працює дистанційно, також не завжди може бути кваліфіковане саме як прогул. У такій ситуації необхідно встановити, який обов’язок було порушено, як він був доведений до відома працівника та якими доказами підтверджується порушення.
До застосування дисциплінарного стягнення роботодавцю варто зафіксувати обставини, витребувати письмові пояснення та перевірити можливі поважні причини. Електронне листування, дані корпоративних систем і звіти можуть бути доказами, якщо їх походження та зміст можливо належно підтвердити.
Практичні заходи для роботодавця
З метою належної організації дистанційної та гібридної роботи доцільно:
- перевірити чинні трудові договори, додаткові угоди та накази;
- визначити, для яких працівників дистанційна робота є постійною, а для яких — тимчасовою;
- затвердити або оновити внутрішнє положення про дистанційну та гібридну роботу;
- установити зрозумілий порядок постановки завдань і звітування;
- визначити години доступності та періоди відпочинку;
- оформити передачу обладнання та компенсацію погоджених витрат;
- запровадити правила захисту інформації;
- визначити процедуру повернення працівника до офісу;
- ознайомити працівників із затвердженими правилами під підпис або за допомогою належних електронних засобів.
Вжиття зазначених заходів дозволить роботодавцю не лише впорядкувати робочі процеси, а й сформувати належну доказову базу на випадок трудового спору.
Дистанційна робота не зменшує значення кадрових документів. Навпаки, коли працівник і керівник перебувають у різних місцях, саме документи та заздалегідь визначені правила підтверджують, які обов’язки мали сторони і чи були вони належно виконані.
Матеріал має інформаційний характер і не є індивідуальною юридичною консультацією.
