Працівник пропонує залучити постачальника, власником якого є його близька особа. Керівник погоджує виплату компанії, у якій раніше працював або зберіг неформальний вплив. Член колегіального органу бере участь у голосуванні щодо договору з пов’язаним бізнесом.
Кожна із цих ситуацій може містити конфлікт інтересів. Однак сам факт особистого знайомства або родинного зв’язку ще не означає, що рішення є незаконним чи економічно невигідним. Основний ризик виникає тоді, коли приватний інтерес особи впливає або може вплинути на об’єктивність виконання нею службових повноважень.
Для підприємства наслідками можуть бути завищена ціна договору, вибір неналежного контрагента, витік конфіденційної інформації, оскарження результатів закупівлі та відповідальність посадових осіб.
Розглянемо, як виявляти та врегульовувати конфлікт інтересів до прийняття відповідного рішення.
Потенційний і реальний конфлікт інтересів
Закон України «Про запобігання корупції» розмежовує потенційний і реальний конфлікт інтересів.
Потенційний конфлікт виникає, коли особа має приватний інтерес у сфері, в якій виконує службові чи представницькі повноваження, і такий інтерес може вплинути на об’єктивність її рішень або дій.
Реальний конфлікт означає, що суперечність між приватним інтересом і повноваженнями вже впливає на об’єктивність або неупередженість конкретного рішення чи дії.
Наприклад, сам факт роботи близької особи працівника в компанії-постачальнику може створювати потенційний конфлікт. Якщо працівник бере участь у визначенні умов закупівлі, оцінює пропозиції або погоджує договір із таким постачальником, ризик може перейти в реальний конфлікт інтересів.
Приватний інтерес не обмежується майновою вигодою. Він може виникати через сімейні, дружні, корпоративні, політичні чи інші позаслужбові відносини.
На кого поширюються законодавчі вимоги
Обов’язки щодо запобігання та врегулювання конфлікту інтересів, установлені Законом України «Про запобігання корупції», поширюються на визначене статтею 3 Закону коло осіб.
До нього належать, зокрема, особи, уповноважені на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, а також окремі категорії посадових осіб юридичних осіб публічного права та підприємств із державною або комунальною участю.
Отже, не кожний працівник звичайної приватної компанії є безпосереднім суб’єктом установлених Законом обмежень та адміністративної відповідальності за порушення правил щодо конфлікту інтересів.
Водночас приватне підприємство може і повинно врегулювати відповідні ситуації у власній антикорупційній програмі, кодексі етики, положенні про закупівлі, трудових договорах та посадових інструкціях.
Для юридичних осіб, зазначених у частині другій статті 62 Закону, порядок запобігання і врегулювання конфлікту інтересів має бути складовою антикорупційної програми, підготовленої на основі Типової антикорупційної програми юридичної особи.
Тому під час оцінки конкретної ситуації необхідно спочатку визначити статус особи та норми, які на неї поширюються, а потім — передбачений порядок повідомлення й урегулювання.
Де найчастіше виникає конфлікт інтересів
Найвищий ризик мають процеси, у яких працівник може впливати на вибір контрагента, ціну, доступ до інформації або розподіл корпоративних ресурсів.
У закупівлях конфлікт може виникнути, якщо працівник:
- формує вимоги під конкретного постачальника;
- оцінює пропозицію пов’язаної з ним компанії;
- передає такому учаснику інформацію про ціни конкурентів;
- погоджує приймання товарів або послуг;
- впливає на строки та черговість оплати.
У кадровій сфері ризиковими є рішення щодо прийняття на роботу, підвищення, преміювання або притягнення до відповідальності близької особи.
Також конфлікт інтересів може виникати під час продажу активів, надання благодійної допомоги, вибору зовнішніх консультантів, списання майна та погодження операцій із пов’язаними компаніями.
Наявність декількох підписів під документом не завжди усуває проблему. Якщо інші посадові особи формально погодили вже підготовлене зацікавленим працівником рішення, незалежність такого контролю може бути поставлена під сумнів.
Повідомлення про конфлікт інтересів
Працівник повинен мати зрозумілий і доступний спосіб повідомити про приватний інтерес до участі в підготовці або прийнятті рішення.
В антикорупційній програмі доцільно визначити, кому подається повідомлення, у якій формі, які відомості воно має містити та хто приймає рішення про спосіб урегулювання.
Типова антикорупційна програма передбачає повідомлення безпосереднього керівника та антикорупційного уповноваженого. Якщо конфлікт виник у керівника юридичної особи, інформація має передаватися уповноваженому та засновникам або іншому компетентному органу.
У повідомленні доцільно зазначити:
- обставини виникнення приватного інтересу;
- особу або компанію, з якою існує зв’язок;
- рішення чи операцію, якої стосується конфлікт;
- повноваження працівника в цьому процесі;
- запропонований спосіб урегулювання.
Повідомлення не повинно автоматично сприйматися як визнання порушення. Навпаки, своєчасне розкриття інформації свідчить про виконання працівником установлених правил і дозволяє компанії запобігти негативним наслідкам.
Якщо працівники вважають, що саме повідомлення призведе до покарання або втрати кар’єрних можливостей, вони будуть приховувати відповідні зв’язки. Тому підприємству важливо формувати практику, за якої оцінюється не наявність приватного інтересу сама по собі, а поведінка особи після його виникнення.
Як врегулювати конфлікт
Спосіб урегулювання залежить від характеру приватного інтересу, повноважень працівника та конкретного рішення.
Усунення від участі в певній закупівлі може бути достатнім, якщо конфлікт має тимчасовий характер і відповідне повноваження можна передати іншій незалежній особі.
В інших випадках можуть застосовуватися:
- додатковий контроль за рішенням працівника;
- обмеження доступу до певної інформації;
- перегляд функціональних обов’язків;
- передання повноваження іншому працівникові;
- переведення на іншу посаду;
- припинення трудових або договірних відносин, якщо конфлікт має постійний характер і не може бути врегульований інакше.
Обраний захід має бути пропорційним. Звільнення не повинно використовуватися як перша реакція, якщо ризик можна усунути шляхом відсторонення особи від одного рішення.
Водночас формальна присутність незалежного контролера не буде достатньою, якщо він не має повноважень змінити або зупинити відповідне рішення.
Результат урегулювання необхідно оформити письмово. Документ має визначати, від якого рішення усувається працівник, хто виконуватиме його функції та протягом якого строку діє відповідний захід.
Роль антикорупційного уповноваженого
Антикорупційний уповноважений повинен не лише приймати повідомлення, а й допомагати працівникам правильно оцінювати ризикові ситуації.
До його завдань може належати ведення реєстру повідомлень, надання консультацій, перевірка пов’язаності контрагентів та контроль виконання прийнятих заходів.
Якщо конфлікт стосується самого уповноваженого, рішення не може прийматися ним одноособово. Внутрішні документи мають передбачати альтернативний порядок повідомлення керівника, наглядової ради або засновників.
Інформація про особисті зв’язки працівників містить персональні дані. Доступ до неї повинен надаватися лише особам, які беруть участь в оцінці та врегулюванні ситуації.
Практичні заходи для підприємства
Для належного управління конфліктами інтересів доцільно:
- затвердити внутрішнє положення або відповідний розділ антикорупційної програми;
- визначити перелік ризикових посад і процесів;
- запровадити письмову форму повідомлення;
- визначити альтернативний порядок для керівника та членів колегіальних органів;
- перевіряти пов’язаність працівників із ключовими контрагентами;
- фіксувати усунення особи від участі у прийнятті рішення;
- вести облік повідомлень та заходів урегулювання;
- проводити навчання на основі практичних ситуацій;
- передбачити відповідальність за приховування конфлікту або участь у рішенні всупереч установленій забороні.
Вжиття зазначених заходів дозволить підприємству виявляти конфлікт інтересів до укладення договору або здійснення платежу.
Наявність приватного інтересу не завжди означає порушення. Ризик для компанії виникає тоді, коли такий інтерес приховується, а зацікавлена особа продовжує впливати на рішення без належного контролю.
Матеріал має інформаційний характер і не є індивідуальною юридичною консультацією.
